Snelheid en daadkracht met DevOps: de samenwerking tussen DICTU en RVO

Het is een jaarlijks terugkerende uitda­ging met een enorme omvang en van groot politiek belang: de soepele uitbe­taling van nationale en Europese subsi­dies aan bijna 50.000 Nederlandse agrariërs. Het is dus erg belangrijk dat het proces “aan de achterkant” op rolletjes loopt. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) en DICTU werken in één team samen om dat voor elkaar te krijgen.

Het Europees Landbouwbeleid is er voor duurzaam, veilig en betaalbaar voedsel in Europa. Agrarische ondernemers kunnen direct betalingen vanuit het Gemeenschappelijk Landbouwbeleid (GLB) krijgen als ze duurzaam en maatschappelijk verantwoord te werk gaan. Deze GLB-betalingen moeten vernieuwingen bevorderen, duurzame landbouwproductie stimuleren en dierenwelzijn verbeteren. De uitbetaling van de subsidies gebeurt via een aantal applicaties. Op basis van de gegevens van agrariërs bepalen die applicaties op welke inkomenssteun een agrariër recht heeft.

Handen ineenslaan

DICTU ontwikkelt en beheert deze applicaties sinds 2016 via een zogenoemde “DevOps-methode”. DICTU werkt daarbij nauw met RVO-medewerkers samen in één team: het team Agro. Dat team komt regelmatig bij elkaar en vertegenwoordigt alle ICT-disciplines én de klant. Binnen IT heet dat DevOps: development en operations in één team.

‘In dit team komen alle kennis en kunde samen om de applicaties te beheren, te verbeteren en te vernieuwen’, vertelt Dick Jansen (RVO), die samen met collega Arno Bonte vanaf het begin deel uitmaakt van team Agro als (deel) product owner. ‘Uiteraard heeft ook de klant hierin een belangrijke rol. Zowel de klant als DICTU moeten met DevOps willen werken. Als RVO wilden we sneller resultaat zien, zoals aanpas­singen aan de software, en bij het oplossen van problemen. Voor DICTU zijn heldere keuzes, prioriteiten en één aanspreekpunt uiterst belangrijk. Door als één team te werken, ontstaat gedeelde verantwoordelijkheid en is er op alle niveaus meer wisselwerking. Je voelt feilloos aan wat je aan elkaar hebt. Iedereen in het team weet waarvoor hij het doet.’

Begin met vertrouwen

Het draait bij deze aanpak allemaal om vertrouwen. Bonte: ‘Begin klein en breid daarna uit met meer wensen. En kom regelmatig bij elkaar.’ Edwin Paulissen en Henry van der Veer (eveneens vanuit RVO) vullen aan: ‘Bel niet, maar zoek elkaar op. Vooral in het begin. Zorg dat het gehele team twee tot drie keer per week bij elkaar zit.’ Jansen: ‘Zo houd je lijnen kort en kun je als team goed functioneren.’ Paulissen: ‘Nieuwe teamleden zijn door deze aanpak ook snel onderdeel van het team. Ik neem ze de eerste weken op sleeptouw. Er is geen betere leerschool dan het gewoon doen! Veel ICT’ers vertellen niet zomaar wat ze bezighoudt, waar ze tegenaan lopen en wat ze nodig hebben. Elke dag een stand-up, waarbij iedereen aan het woord komt, is eerst onwen­nig en zelfs ongemakkelijk. Omdat iedereen het doet, en je het elke keer weer doet, wordt het vanzelfsprekend. Het scheelt eindeloos overleggen, onbegrip, misverstanden. Dat is mooi aan deze werkvorm.’

Product owner

Als klant hebben deze mannen de rol van (gedelegeerd) product owner in het team. Zij bepalen onder meer de prioriteiten, maar dit doen ze namens de klant RVO als geheel. Jansen: ‘Je moet inhoudelijke kennis hebben van de business die je vertegenwoordigt, maar ook budget en mandaat voor de besluiten en prioriteiten die je stelt.’ Daarnaast moet het team de meerwaarde van de klant als product owner zien en vertrouwen hebben in hem/haar als klantvertegenwoordiger. Jansen: ‘Het team vertrouwt erop dat de afspraken die ik als product owner maak binnen RVO, ook gedragen worden. Dat toegezegde budgetten ook beschikbaar komen, en dat vastgestelde prioritei­ten ook prioriteiten blijven. Op die manier ontzorg ik het team. Zij kunnen erop vertrouwen dat de afstemming met de klant geregeld is. Hierdoor is het afstemmen met alle stakehol­ders misschien wel mijn belangrijkste taak.’

Van der Veer vertelt dat soms managers optreden als product owner. Maar zij staan verder van de uitvoering af. ‘Er wordt dan vaak een functioneel beheerder aangewezen als gedelegeerde product owner. Het is namelijk uiterst belangrijk dat de product owner gespreks­partner is voor het team. Dat hij op hoofdlijnen snapt waaraan het team werkt en ook begrijpt hoe de applicatie wordt gebruikt.’ Alle vier geven aan dat je de rol van product owner niet moet onderschatten. Paulissen: ‘Je doet het er niet even naast. Je directe betrokkenheid en zichtbaarheid bij het team én het afstemmen met alle stakeholders kost tijd, maar dat is het ook waard.’

Snelheid en daadkracht

Voordeel van DevOps werken? Paulissen: ‘Snelheid en daadkracht! De hele keten zit in één team, ook technische beheerders. Als je de technische ICT’ers pas betrekt als het nodig is, dan ben je een van de vele vragers. Bovendien hebben zij niet altijd beeld bij wat wij doen, van eventuele urgentie en/of belangen.’

In een DevOps-team zijn technisch beheerders volwaardig teamlid. ‘Zo snapt hij wat er moet gebeuren als er een probleem ontstaat. Dat komt de daadkracht ten goede en we zien en ervaren dat daarmee het hele proces veel sneller gaat.’ Bonte vult aan: ‘Dat zag ik vandaag nog. Er was een probleem met een nieuwe aanpassing aan de software, maar dat was al opgelost voordat ik binnenkwam. Simpelweg omdat iedereen wist wat er speelde en meteen in actie kwam!’

Groepsfoto product owners RVO
Het team van product owners van RVO