Managementondersteuner
Ben jij een ervaren managementondersteuner die overzicht en rust weet te bewaren in een complexe, bestuurlijke omgeving? Krijg jij energie van organiseren, vooruitdenken en het nemen van regie? Dan zijn wij van DICTU op zoek naar jou!
Als Managementondersteuner bij DICTU ondersteun je een divisiemanager binnen een dynamische ICT-organisatie van de Rijksoverheid. Je bent een stevige, proactieve professional met oog voor bestuurlijke verhoudingen en gevoel voor prioriteiten. Met jouw organisatietalent, nauwkeurigheid en vooruitziende blik zorg je ervoor dat de manager zich kan richten op de belangrijkste opgaven.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Het beheren van de agenda, plannen van afspraken en organiseren van vergaderingen.
- Het afhandelen en bewaken van vragen, e-mails, telefoontjes en actiepunten.
- Het regelen van praktische zaken, zoals vervoer, parkeerplaatsen, hotelovernachtingen en logistieke activiteiten.
- Het onderhouden van interne en externe contacten en gastvrij ontvangen van bezoekers.
- Het registreren van onder meer ziekmeldingen, voorbereiden en archiveren van vergaderstukken en waar nodig notuleren van vergaderingen.
Je maakt deel uit van een team van ervaren managementassistenten waarin samenwerking en professionaliteit centraal staan. Jullie ondersteunen elkaar, nemen werkzaamheden over bij afwezigheid en blijven continu werken aan verbetering. Je krijgt een veelzijdige functie waarin je zelfstandig verantwoordelijkheid neemt, snel schakelt en met jouw bijdrage zorgt voor een soepel draaiende organisatie. Geen dag is hetzelfde en jouw inzet maakt écht het verschil.
Om voor deze functie in aanmerking te komen, verwachten we dat je:
- Een MBO-opleiding in een secretariële richting hebt afgerond
- Over minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie met complexe agendabeheer beschikt
- Zowel actuele als actieve kennis van, en ervaring met, Microsoft-tools zoals Outlook, Word, Excel en PowerPoint hebt
- Ervaring hebt met het plannen, organiseren en prioriteren van activiteiten
- Weet hoe het is om in teamverband te werken
- Over een grote mate van senioriteit en zelfstandigheid beschikt
De competenties die wij zoeken voor deze rol, zijn:
- Klantgericht
- Voortgangscontrole
- Plannen en organiseren
- Organisatiesensitief
- Samenwerkend
- Integer
- Zelf ontwikkelend
| Salarisniveau | Scale 07 - Scale 07 |
| Salarisomschrijving | |
| Maandsalaris | €3.097,00 - €3.984,00 |
| Dienstverband | Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd |
| Contractduur | 12 Maanden |
| Minimaal aantal uren per week | |
| Maximaal aantal uren per week | 36 |
De vacature kan bij voldoende geschikte kandidaten eerder worden gesloten. Na het sluiten van de vacature zullen de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar zijn. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te bewaren. Ben je nieuw bij DICTU (en de Rijksoverheid)? Dan is de intentie om, na de periode van een tijdelijke arbeidsovereenkomst, de overeenkomst voor onbepaalde tijd voort te zetten. Wanneer je al een vaste overeenkomst bij de Rijksoverheid hebt, dan behoud je deze.
Tot slot vinden wij het belangrijk om een diverse en inclusieve organisatie te zijn. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. We streven naar een cultuur van gelijkwaardigheid en van veiligheid, waar je kunt zijn wie je bent. Waar je ingezet wordt op je unieke kwaliteiten en waar je gestimuleerd wordt om je talenten verder te ontwikkelen. We willen dat onze organisatie een nog betere afspiegeling van de maatschappij is en daarom nodigen wij eenieder uit om te solliciteren!
Sluiten jouw werkervaring en ambities goed aan op deze vacature? Dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet! Bij voldoende geschikte reacties zal de vacature eerder sluiten.
DICTU is groot voorstander van technologische innovaties, waaronder het gebruik van AI. We vragen je daarom transparant te zijn over eventueel gebruik van AI in je sollicitatie. DICTU maakt géén gebruik van AI bij de beoordeling van sollicitaties.
Tip: geef in je motivatiebrief concrete voorbeelden die jouw competenties onderbouwen!
DICTU maakt dat het werkt, werk jij mee?
Acquisitie naar aanleiding van onze vacatures wordt niet op prijs gesteld.
Voor meer informatie over de vacature graag contact opnemen met: Michiel Groeneveld – m.groeneveld@dictu.nl
Zo ziet jouw sollicitatie eruit
Zie jij jezelf al werken bij DICTU? Leuk! We maken onze sollicitatieprocedure graag duidelijk en persoonlijk. Na je sollicitatie hoor je binnen twee weken van ons en waar het kan natuurlijk eerder. Hebben we voldoende geschikte kandidaten gevonden? Dan kan een vacature eerder gesloten worden.
De procedure kan per functie iets verschillen. Nodigen we je uit voor een gesprek? Dan vertellen we je meteen hoe het vervolg eruitziet. Zo weet je vanaf het begin waar je aan toe bent.
Stap 1. Laat van je horen
Heb je een vacature gevonden die bij je past? Solliciteer via de sollicitatiebutton en upload je cv en je motivatiebrief. Je ontvangt direct een bevestiging. Daarna bekijken we je sollicitatie zorgvuldig en laten we je zo snel mogelijk telefonisch of per mail weten of we je uitnodigen voor een gesprek.
Stap 2. Tijd om kennis te maken
Zien we een mogelijke match? Dan leren we je graag beter kennen. Tijdens het eerste gesprek, online via Teams of op een van onze kantoren, zijn we vooral benieuwd naar jou, je ervaring en wat je zoekt in een nieuwe baan. Natuurlijk vertellen wij je ook alles over de functie, het team en werken bij DICTU. En stel vooral al je vragen: jij wilt tenslotte ook weten of DICTU bij jou past.
Stap 3. Is er een klik? Dan gaan we verder
Na het eerste gesprek laten we je zo snel mogelijk weten of we samen de volgende stap zetten. Ben jij ook enthousiast? Dan volgt er in de meeste gevallen een tweede gesprek. Voor sommige functies kan ook een assessment of derde gesprek onderdeel zijn van de procedure. Als dat zo is, hoor je dat natuurlijk op tijd van ons.
Stap 4. Welkom bij DICTU!
Zien we allebei een goede match? Mooi! Dan bespreken we de arbeidsvoorwaarden en maken we afspraken over je salaris en startdatum. Zijn we eruit? Dan rest er nog maar één ding: je welkom heten als nieuwe collega bij DICTU. We kijken uit naar je komst!