Robothand uit laptop schudt hand

‘RPA haalt de robot uit de mens’

14 april 2022

Sinds 2020 is de Nationaal Coördinator Groningen (NCG) verantwoordelijk voor de uitvoering van het versterken van huizen die in Groningen door de aardbeving als gevolg van de gaswinning zijn geraakt. De 700 NCG-medewerkers moeten daarvoor in korte tijd en met de ogen van burgers, Tweede Kamer, ministeries en gemeenten in de rug, hun werk doen en spoed maken. Daarom zoekt de NCG manieren om dat sneller te doen. ‘De inzet van het RPA-platform van DICTU draagt daaraan indirect bij’, vertelt Hans de Klein, afdelingshoofd ICT bij NCG.

RPA staat voor Robotic Process Automation en is een nieuwe technologie uit de gereedschapskist van de automatisering van operationele en bedrijfsprocessen. ‘De grote kracht van RPA is dat het operationele- en bedrijfsprocessen kan automatiseren door het uitvoeren van menselijke handelingen. Een softwarerobot voert snel en nauwkeurig eenvoudig en steeds terugkerend werk uit, zoals het uitvoeren van transacties, invullen van formulieren en verzamelen van gegevens. Eigenlijk haalt RPA de robot uit de mens’, vertelt product owner Egon van Baars van DICTU.

‘De grote kracht van RPA is dat het operationele- en bedrijfsprocessen kan automatiseren door het uitvoeren van menselijke handelingen.’

Platorm en softwarerobots

Van Baars maakt deel uit van het RPA-expertiseteam.  ‘Wij leveren het platform en bouwen ook de softwarerobots. Het betreft een generiek  (PaaS) platform, dat we bij meerdere klanten inzetten. Er zijn klanten die alleen het platform afnemen, waaronder Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) en de NCG. Deze klanten hebben een eigen team dat de softwarerobots bouwt. Er zijn ook klanten die het platform afnemen en robots laten bouwen door DICTU, zoals de kerndepartementen van de ministeries van Economische Zaken en Klimaat (EZK) en Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV). De Nederlandse Voedsel en Warenautoriteit (NVWA) en DICTU zelf nemen ook het platform af, maar bouwen gezamenlijk met ons de robots.’

Minder administratieve lasten

De NCG is blij met het nieuwe platform van hun IT-huisleverancier DICTU. De Klein hierover: ‘In dit geval is de samenwerking heel goed verlopen en zijn we erg tevreden. RPA biedt toegevoegde waarde voor de 700 mensen die bij ons werken en nog met meerdere systemen te maken hebben en daarover zijn we zeer tevreden. DICTU houdt ons goed op de hoogte wanneer de updates plaatsvinden en er zijn om het kwartaal RPA-platformbijeenkomsten. We zitten midden in een transitie waarbij we nog met informatie- en technisch verouderde computersystemen te maken hebben, terwijl wij een RijksZaak-systeem als primair systeem ten doel hebben. Hierdoor ontstaan administratieve handelingen. De softwarerobots helpen deze handelingen te minimaliseren. Hierdoor kunnen wij ons volledig op de versterkingsoperatie richten.’

‘We hebben nu een gereedschapskist met krachtig gereedschap dat we voor de NCG kunnen gebruiken. Dat is ook de kracht van RPA en waarom we dit bij NCG inzetten’, vult zijn collega en RPA-consultant Jeffrey Wagensveld aan, die zelf robots bouwt. ‘Zo heb ik een robot gebouwd die specifieke informatie uit het oude naar het nieuwe systeem overzet. Dan draait er dagelijks een robot die deze registratie afhandelt, dossiers aanmaakt en gegevens invoert, waardoor een medewerker een besluit kan nemen. Afhankelijk van dat besluit volgt een brief naar de burger. Daarnaast is er een robot gebouwd die deze brief aanmeldt bij Post.nl.’

‘We hebben nu een gereedschapskist met krachtig gereedschap dat we voor de NCG kunnen gebruiken.'

Voordeel van generiek

Het RPA-platform is samen met de klant ontwikkeld. Hiervoor is een kernteam RPA opgericht met RVO, NVWA, DICTU en de kerndepartementen.  Iedere klant van DICTU die op de Cloud Werkplek is aangesloten, kan RPA gebruiken. Dus precies op de werkplek, waar mensen veel terugkerende handelingen verrichten die de robot kan overnemen.

Naast het platform kunnen ook (onderdelen van) de robots worden hergebruikt. Van Baars: We bieden de herbruikbare componenten aan in een bibliotheek. Gebruik je het platform, dan zijn al die componenten beschikbaar voor jou als gebruiker. Bij een wijziging hoeven wij en onze klanten niet alle robots aan te passen. We passen dan alleen dat component aan en iedereen laadt dat onderdeel dan weer vanuit de bibliotheek in zijn robotje. Zo doen alle robots weer wat ze moeten doen.

Meerwaarde voor portefeuille

Volgens De Klein biedt RPA meerwaarde voor de portefeuille van elke overheidsorganisatie: ‘Wij zien robotisering als een tijdelijke oplossing in het IT-landschap. Maar in het geval van NCG is die tijdelijkheid een extra element, omdat we op termijn ook klaar zijn met de versterkingsoperatie. Juist dit maakt dat ik ervan overtuigd ben dat het hebben van robotisering in je portefeuille meerwaarde heeft voor elke overheidsorganisatie. Je kunt als IT-afdeling niet meer zonder.’